IV JENC – As oito “lessons learned” no rescaldo do maior evento da história do Movimento Júnior Português


O IV JENC (Junior Entrepreneurs National Congress), teve lugar nos dias 17 e 18 de fevereiro no Porto, na FEUP, organizado pela JuniFEUP. Este consiste num evento desenvolvido com o propósito de potenciar o desenvolvimento das 24 Júnior Empresas que integram o Movimento Júnior Português, sendo o maior evento da sua história, com 450 participantes.

A sessão de abertura contou com discursos inspiradores dos excelentíssimos Diretor da Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto, do Presidente da Ordem dos Engenheiros da Região Norte e da Câmara Municipal do Porto, três entidades que foram fulcrais no apoio à organização deste evento. Durante o dia 17, Júnior Empresários de norte a sul do país tiveram a oportunidade de participar em momentos integrados nas temáticas dos Riscos e Oportunidades da Inteligência Artificial, da Literacia Financeira, da Eficiência Operacional, dos Desafios da Consultoria, da Criação de Empresas e ainda uma palestra de dois antigos Júnior Empresários que, apenas aos 23 anos estão à frente de uma recém-fundada promissora start-up, a Augusta Labs.

Para além de toda esta aprendizagem, foram promovidos momentos de Assembleia Geral e Discussão entre as Júnior Empresas estimulando o crescimento interno, um almoço e um jantar de networking, o JEscape Challenge que pôs à prova o trabalho em equipa dos Júnior Empresários e ainda um Momento Noturno na AEFEUP de forma a reforçar o espírito coletivo. O evento fechou da melhor forma no dia 18, com um discurso de Hamed, um caso de sucesso do trabalho da PAR – Plataforma de Apoio aos Refugiados – com a votação e subsequente anúncio da NOWACE como a mais recente Júnior Empresa integrada no Movimento Júnior Português (a primeira na área da medicina) e com a revelação dos finalistas do jeniAL awards de 2024 – os prémios que reconhecem as melhores Júnior Empresas do país em cinco diferentes categorias.

As oito “lessons learned” na gestão de um projeto de grande escala

A gestão de um projeto de grande escala são uma excelente fonte de aprendizagem para o Project Manager. De seguida, elenco algumas aprendizagens chave que a experiência na liderança de um projeto tão complexo me trouxe: sobre a gestão de equipas, a angariação de parcerias, o contacto com stakeholders e sobre o setor Júnior Empresarial em Portugal.

1 – As três oportunidades de fazer uma boa primeira impressão

“You never get a second chance to make a good first impression” é uma frase que já todos ouvimos, no entanto creio que no caso de um evento, há três primeiras impressões a considerar. A primeira, é 100% responsabilidade do líder do projeto e é a primeira impressão causada na reunião de kick-off – termo que designa a primeira reunião de um projeto – o líder tem que preparar meticulosamente a reunião, focando-se em transmitir à equipa o propósito, o planeamento estratégico e os objetivos finais do projeto. As primeiras pessoas a quem temos que vender o projeto é a quem vai efetivamente torná-lo possível, logo uma boa reunião de kick-off deve deixar os membros da equipa motivados, contextualizados e seguros. A segunda,
prende-se com a presença digital: todos os eventos são divulgados digitalmente e, a meu ver, a melhor maneira de cativar inicialmente uma audiência é através de um teaser – vídeo promocional curto – este vídeo não tem de ser informativo, apenas deve apresentar o scope geral do projeto e deve ter uma dimensão misteriosa ou intrigante. Por fim, a última primeira impressão é no próprio dia do evento: receber bem os participantes, ter tudo acautelado e não transmitir nenhuma insegurança.

2 – “Always be closing”

De forma a angariar o maior número de parcerias e apoios, a mentalidade que deve ser incutida a todos os membros da equipa é a de uma estratégia comercial persistente – ter um sales pitch sempre preparado, fazer o número máximo de contactos possíveis pelo maior número de redes de contacto possíveis e mobilizar conexões de todos os tipos. Para facilitar o processo, um template de contacto e um benchmark são ferramentas essenciais. Em suma, fechar primeiro e fazer perguntas depois.

3 – “Quick wins” e “Honesty is the best policy”

No que diz respeito à gestão da equipa, num projeto de longa duração vão sempre surgir problemas, independentemente da sua qualidade. Se o problema for desmotivação, atribuir a um membro mais desmotivado uma tarefa de fácil resolução – uma quick win – de forma que este possa ganhar ímpeto e consiga progredir para algo mais complexo pode ser a solução. Se o problema estiver relacionado com negligência, má atitude ou falta de organização, a meu ver só há uma coisa a fazer: uma conversa honesta e respeitosa, onde deve ser feito o exercício de transmitir o nosso ponto de vista e compreender o ponto de vista do outro, com compreensão mútua o resultado será uma melhoria.

4 – O “Sub-Project Manager”

Não é um cargo oficial, porém em qualquer projeto de longa duração, o Project Manager deve ter o tato de perceber quem vai assumir o papel de “Sub-Project Manager”. Este papel deve ser desempenhado por alguém que esteja extremamente motivado com o projeto, pronto a fazer sacrifícios e deve ter duas características: desenrascado e com muito sentido crítico. Esta pessoa deve estar pronta a apagar pequenos fogos sozinha, deve estar disponível para realizar trabalho extra e deve ter a abertura para questionar as decisões do Project Manager em privado, oferecendo-lhe uma perspetiva externa das suas posições. É de certa forma, o “braço-direito” do Project Manager e é, na minha perspetiva, a melhor preparação para assumir um cargo de liderança.

5 – A importância da delegação

Relevante para qualquer projeto, saber delegar trabalho é crucial para aumentar a responsabilidade da equipa. Se os elementos tiverem um controlo maioritário nas operações de um projeto, isso irá incrementar o seu sentido de responsabilidade, pois conseguem ver um reflexo muito direto das suas tarefas na evolução do projeto. Logo, o Project Manager deve
esforçar-se para fazer o mínimo possível do ponto de vista operacional, principalmente no início do projeto.

6 – A Lei de Murphy

A organização de um evento é o expoente máximo daquilo que a Lei de Murphy nos procura transmitir – lei informal que afirma que tudo o que pode dar errado, vai dar errado a certo ponto. É provável que a equipa já esteja ciente disto, no entanto estar ciente não é o mesmo que estar preparado e é basicamente impossível preparamo-nos para que tudo possa correr mal. Por isso, a resposta reside em tentar apenas afetar aquilo que controlamos: não deixar pontas soltas, não deixar para o fim do projeto aquilo que se pode fazer no início, ter sempre planos B para todas as opções e formular um sólido sistema de gestão de risco.

7 – Ainda há muito espaço para crescer

As duas últimas aprendizagens são sobre o Movimento Júnior Português e esta em específico, é sobre a oficialização da NOWACE como a mais recente Júnior Empresa integrada no Movimento Júnior Português. Como referido na contextualização, a NOWACE é a primeira Júnior Empresa composta por estudantes de medicina em Portugal e tem a missão de aproximar os estudantes de medicina do mundo empresarial, oferecendo serviços de consultoria para start-ups na área da saúde. Enquanto ouvia o pitch da NOWACE durante o evento, para além de impressionado com o fantástico trabalho que têm vindo a desenvolver num tão curto espaço de tempo, percebi que efetivamente o setor Júnior Empresarial em Portugal tem ainda muito espaço para crescer, não só do ponto de vista de escala, como do ponto de vista dos setores abrangidos e isso é uma boa notícia, pois deixa-nos entusiasmados pelas novidades que possam surgir no futuro próximo.

8 – Dois anos é muito tempo

Terminando numa nota mais pessoal, em 2022 – o meu primeiro ano na JuniFEUP – havia uma enorme expectativa internamente para que a JuniFEUP fosse nomeada para um prémio do jeniAL awards – prémios que recompensam as melhores Júnior Empresas em cinco diferentes categorias a nível nacional – tendo terminado como vencedora na categoria de Júnior Empresa mais promissora. Em 2024, a JuniFEUP foi anunciada no IV JENC como finalista nas categorias de Júnior Empresa do ano, Júnior Empresa mais inovadora e Júnior Empresa mais socialmente responsável. É uma evolução notável em termos numéricos, mas principalmente do ponto de vista de atitude. Para os membros da JuniFEUP, ser finalista nestas categorias deixou de ser uma aspiração, hoje em dia é visto como um requisito a cumprir e isso prova, acima de tudo, que estamos a caminhar na direção certa.

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Este texto faz parte de uma série de textos de opinião de alunos do ensino secundário e superior sobre a sua visão do ensino e da educação.

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